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PCB職場人士都應該知道的時間管理方法

發布日期:2019-03-29 作者: 點擊:

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時間對于我們來說重要嗎?

重要,非常重要!

世界上有很多事情都不公平,但相對于時間來說是公平的。

我們每天都有24小時

這就看你怎么支配這24小時

同樣是24小時

為什么別人在工作之余還能堅持跑步、寫作、閱讀等等

而你卻是一件都做不好呢?

應該很多人都有這樣的現象發生

這就是因為無法掌控時間

沒有把時間掌握在自己手里

或者根本沒有意識到時間的重要性

人們常說越努力,越幸運

但盲目的努力不僅不會讓你前進,還會讓你后退

請停止無效的努力。


三種時間管理模式




三種時間管理的有效模式是:秘訣的技巧(know how)、例行的技巧(Routines)、  控制的技巧(control)。下面對上述三種模式,做更仔細的介紹:


(1)   秘訣(know how)


1、回想你以前知道的好方法:


A、保存的組織檔案


B、 記住經常用的數據


C、知道自己手中數據的種類


D、知道自已公司里誰是熟手




2、收集新數據的方法:


A、練習敏銳的觀察


B、耐心地聽不被打擾


C、閱讀有關職務上的刊物




3、分析問題的方法:


A、分析問題的起因、征兆


B、 去明白問題讓別人也可以徹底明了


C、 明確選擇問題,讓別人也能深思問題


D、以最少的負面反應去做決定以產生最佳的結果




4、交互運用的技巧:


A、表達您自己,使別人不誤解您


B、 協助伙伴,互助合作


C、主動鼓勵并回饋每一個人


D、所在決定之事,均應建立追蹤、執行考核



台湾佬娱乐网(2)   例行之事


1、重要的工作先做


A、每天早上必須將待辦事項列出


B、 標出每一件事的優先級


C、首先完成最重要級的事


D、訂出每月的工作目標,并努力完成




2、計劃最重要的工作


台湾佬娱乐网A、預先計算完成一件工作,需要多少時間


B、 將預定表中相關活動歸類在一起,一并處理




3、運用一種制度


A、盡可能將工作分配出去給許多人完成


B、 假如無法將所有工作分配出去,就分配一部分


C、訂下標準流程,并不斷追蹤執行成效


D、以最大的效率完成例行之事




4、支配的技巧


A、以特別之時間來進行主要工作


B、 “處理每日的公文”應列為最重要級的工作


C、每一星期做一次列在明細表中較不重要的事



(3)   控制(Control)


A、持續性對自己有莫大益處:當事情做完時,我將給自己一具獎勵


B、運用延遲策略針對浪費時間的人:讓我完成手上的事,再幫你。


C、很平衡的處理事情:評估一個工作是否可以在預定時間內完成


當您遵守時間日志時,將你分心及浪費時間 的事件記錄下來,當您看到經常分心的理由與浪費時間的現象為何時,即可針對浪費狀況加以改善。

對任務優先級的排列原則

杜絕時間浪費的根源


明了、熟稔自己的工作任務


任務目標訂定的SMART原則


重要程度與急迫程度的交叉分析


靈活應用柏拉圖原理(20/80定律:20%的工作努力可以換得80%的工作績效)


效率(efficency)與效果(effetiveness)并重

分析你的時間運用

每天的工作排定得是否恰當?


每一項工作所花費的時間是否過多或過少?


某項工作是否應該在此時此刻由我來做,可否授權他人完成?


可否從工作記當中剔除不屬于我或不重要的工作?


可否透過工作時間的重新安排,更有效地做更多和更重要的工作?

設定優先級的優點

將任務依重要次序排序

★首先只作重要或必須的任務

★必要時,也可依緊急程度處理

★每次只專注在一件事務上

★在既定的時間內,更有效地處理事情

★在某些狀況下,依然圓滿地達成既定目標

★將所有可以由他人處理之事,授權出去

★在計劃周期結束時(如:一個工作天),至少解決了最重要的事情

★ 對于與你或個人能力考評有關的任務不會置之不理

(80:20-----規則   pareto------原則)

可是現在應該從何處著手?許多人沒有把時間與精力集中在較少但極重要的事情上,而把他們大部份的時間花在處理較多卻次要的問題及任務上。經常 正確運用百分之二十的時間與精力就可以產生百分之八十的效果:

20%的顧客或物品帶來     80%的營業額

20%的生產缺陷造成      80%的廢品

20%的報紙篇幅包含      80%的新聞

20%的會議時間作成      80%的決議

20%的案頭工作可有      80%的工作成果:

這80:20-規則的關系,第一次在19世紀中,由意大利經濟學家Vilfredo Pareto提出。Pareto由不得統計研究發現,百分之二十的人口擁有百分之八十的國家財富。

重要度與迫切度的分析

成功的企業經營,只有在制定了清晰明確的目標是成效稽核之下才有作用,目標是對每位參與者的挑戰,進而激勵行動,知道何去何從,目標也同時是評估能力的標準,以由設定目標的領導(目標管理與盛行的企業及同事領導法的合作理論一樣有效)。

唯有清晰的目標,并追求有它,出就能將他的潛能在實際行動發揮出來(自我鼓勵與自我規律)。目標有助于將力量匯聚在真正的重點上,問題不在于你做什么事,而在你為什么做那些事情,設定目標是時間管理結果成功的先決條件與秘訣。

時間管理小秘訣


1、重新組合

想想哪些事情是你生活上并不需要的,而不是你能做得越多越好,重新組合你所有的活動,如果那些活動對你的生活或事業有所幫助則保留,如果沒有幫助就盡可能剔除掉

2、了解自已

了解自己的生理時鐘,每個人的生理時鐘并不一致,要確認自已的巔峰時間,在這個時間安排最困難的事情處理

3、不要太忙

不要把自己的每一分鐘排得滿滿的,一個工作接著另一個工作,這樣會使你充滿緊張,降低自己的工作效率。

4、不慌不忙

穩下來,不要急著把事情趕完,隨時問自己“為什么要這么趕呢?如果沒有這么趕,我會怎樣?”了解“必要急”和“沒耐性”的

差異。

5、隨時調整

當加入一個新活動時,就刪掉一個舊活動。


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